Le saviez-vous
Si l'élève a moins de 18 ans, le droit d'accès doit être exercé par les (un des) parents.
Le dossier de l'élève contient toutes les données personnelles de chaque élève. Il s'agit de coordonnées, d'informations sur les résultats scolaires, de tests médicaux, etc. On peut aussi souvent y trouver des informations sur les parents, comme leur profession. L'école ne peut pas utiliser ces informations comme bon lui semble car ici aussi, la loi vie privée s'applique. Lisez ici ce qui est permis et de quelle manière.
Quand l'école peut-elle conserver quelque chose ?
Tout d'abord, des informations peuvent être conservées lorsque la loi le permet. Il s'agit alors par exemple de données administratives et de suivi (adresse pour pouvoir prendre contact, registre national pour contrôler l'obligation scolaire, besoins spécifiques de l'enfant, par ex. en cas de dyslexie, ...).
En l'absence de base légale, l'école peut uniquement conserver des données si elle a obtenu un consentement à cet effet. Vu que l'élève est généralement mineur, ce consentement devra être donné par les parents. Si les parents ne donnent pas leur consentement, ces informations ne peuvent pas être conservées. Ainsi, l'école peut certes demander si l'élève a déjà pris de la drogue, mais l'élève (ou ses parents) n'est (ne sont) pas tenu(s) de répondre.
En outre, les informations doivent aussi toujours avoir une finalité. Un numéro de téléphone des parents sera par exemple utile si quelque chose arrive à l'élève, mais l'orientation sexuelle de l'élève n'a par contre aucun intérêt pour l'école.
Que peut faire l'école de ce dossier ?
Tout d'abord, l'école peut utiliser le dossier pour soutenir l'élève. Il s'agit de ce que l'on appelle les missions d'enseignement et d'éducation de l'école. Dans ce cadre, l'école peut aussi transmettre le dossier au sein de l'école, par exemple si un élève change d'option.
La transmission de données à une autre école est par contre moins évidente. Certaines données administratives peuvent bel et bien être transmises, mais il ne s'agit pas toujours du dossier de l'élève dans son intégralité. Ainsi, certaines données (négatives) ne peuvent pas être communiquées sans condition car sinon, l'élève concerné ne bénéficierait peut-être pas de chances équitables dans la nouvelle école. L'on peut par exemple mentionner qu'une mesure disciplinaire a un jour été prise, mais sans entrer dans les détails. Si l'école souhaite communiquer davantage que ce qui est prévu par la loi, il faudra que l'élève (ou ses parents) donne(ent) son (leur) consentement.
La publication de données (par ex. l'affichage de résultats au sein de l'école) n'est pas autorisée sans consentement.
Combien de temps l'école peut-elle conserver ces données ?
Pour de nombreux documents, la durée de conservation est définie par la loi. Pour tous les autres documents, il convient de se référer à la loi vie privée qui indique que les informations peuvent être conservées pendant une durée "n'excédant pas celle nécessaire". Cela signifie que les données doivent donc de préférence être effacées dès que leur finalité est atteinte. Cela ne signifie évidemment pas que les données doivent être effacées dès que l'élève quitte l'école. Il est souvent utile de prévoir une période tampon.
De quelle manière le dossier de l'élève peut-il être contrôlé ?
Le contrôle des données dans le dossier de l'élève s'effectue via ce que l'on apelle le "droit d'accès". Ce droit est exercé à la demande du parent qui représente l'élève mineur. L'école n'est toutefois pas tenue de remettre l'intégralité du dossier (ou une copie), elle peut aussi simplement expliquer ce qui s'y trouve.
Les aspects suivants peuvent être contrôlés :
- Toutes les données sont-elles correctes et à jour ?
- Les données peuvent-elles être conservées et sont-elles pertinentes au regard de leur finalité ?
- Les données ne sont-elles pas conservées plus longtemps que ce qui est permis ?
Si le dossier de l'élève comporte des données incorrectes, celles-ci peuvent être rectifiées sans frais. Ce "droit de rectification" peut toujours être exercé pour des "données objectives" telles que le nom ou l'adresse. Un dossier de l'élève peut toutefois aussi comporter des "données subjectives" dont la rectification reste souvent limitée à la mention du fait que l'élève (ou ses parents) conteste(nt) la donnée.
